Hintergrund

Seit Jahrzehnten gibt es Bemühungen, den digitalen Austausch durch standardisierte Formate zu verbessern. Neu ist, dass Daten nicht mehr allein einfachen Tabellen entsprechen, sondern vielmehr der gesamte Prozess in den Fokus rückt. Im Fall der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird. Diese Art der Rechnungslegung ist mittlerweile seit dem 27.11.2020 verpflichtend auf der Bundesebene. Wenn ein Unternehmen also für einen öffentlichen Auftraggeber auf der Bundesebene arbeitet, muss es in der Lage sein, via XRechnung abzurechnen. Einzelne Bundesländer haben schon eine Pflicht zur Rechnungslegung im XRechnungs-Format etabliert. Aufgrund der föderalen Struktur Deutschlands ist die elektronische Rechnung im XRechnung-Format allerdings noch nicht flächendeckend angekommen. In den meisten Bundesländern und speziell in den kommunalen Verwaltungen existieren daher vielfältige Möglichkeiten, z.B. über die Nutzung unterschiedlicher Portale zur Rechnungsannahme oder die weiterhin gültige Akzeptanz von PDF-Formaten. Wir haben es also mit unterschiedlichen Ansätzen und Geschwindigkeiten innerhalb
der Länder und Kommunen zu tun.

Problem

Neben den rein technischen Erfordernissen, können sich insbesondere aus betriebswirtschaftlicher Sicht Schwierigkeiten ergeben. Je mehr und je umfassender Prozesse digitalisiert werden, umso mehr Anforderungen ergeben sich an ein digitales System. Unvollständige Absicherungen durch ein fehlendes unternehmensinternes Kontrollsystem können dazu führen, dass die Datenbasis als fehleranfällig eingestuft wird. Seitens der Jahresabschlussprüfer droht dann die Einschränkung des Prüfvermerks bzw. die Verweigerung des Zertifikats für den Jahresabschluss. Seitens der Finanzverwaltung drohen Steuerschätzungen, im schlimmsten Fall bis hin zu Steuerstraftatbeständen. Daher ist es ratsam, ein Archivierungskonzept zu erstellen. Wichtig ist abschließend, eine langjährige Verfügbarkeit und Auswertbarkeit sicherzustellen. In Abstimmung mit dem steuerlichen Berater sollten hier einige Jahre dem Aufbewahrungszeitraum hinzugefügt werden.

Lösung

Eine universell gültige Lösung, die ein Rechnungslegungsprogramm umfasst, das für alle Unternehmen gleichermaßen verwend- und handhabbar ist, existiert nicht. Vielmehr ist es ratsam, dass ein im bauindustriellen Kontext tätiges Unternehmen sich zunächst an das sie betreuende Accounting- und Abrechnungs-Haus wendet, um hier eine passgenaue Lösung zu finden.