Bauleiter verbringen bis zu 30 Minuten pro Tag damit, Dokumente aus dem E-Mail-Postfach in die digitale Bauakte zu verschieben. Doch obwohl erschreckend viel Zeit in die Dokumentenablage investiert wird, findet eines von vier Dokumenten dennoch nicht den Weg aus dem E-Mail-Postfach dorthin, wo es später gesucht wird.

Das macht die manuelle Dokumentenablage nicht nur zu einem Zeitfresser, sondern auch zu einer Fehlerquelle und zu einem Dokumentationsrisiko.

Deshalb automatisiert focused ai genau diesen Prozess. Sobald eine E-Mail eingeht, erkennt die speziell dafür trainierte KI sofort, zu welchem Projekt ein Dokument gehört und wo in diesem Projekt diese E-Mail oder der enthaltene Anhang abgelegt werden muss. Als einzige Aufgabe für die Mitarbeitenden bleibt nur noch, den Ablagevorschlag zu bestätigen – ohne Medienbruch direkt in Microsoft Outlook.

Damit wird die Ablage von Dokumenten zu einem einzigen Klick.

Als Ablagesystem kann dabei ein Fileserver genauso wie ein SharePoint oder ein dediziertes DMS eingesetzt werden.

Sollte ein Vorschlag einmal nicht korrekt sein, kann er mit wenigen Klicks einfach korrigiert werden. So lernt die KI aus dem Feedback des Nutzers und versteht so die individuelle Ablagestruktur des Unternehmens mit jeder E-Mail besser – bis zu einem Punkt, an dem 95 Prozent aller E-Mails mit einem einzigen Klick abgelegt werden können.

Für seine Kunden konnte focused ai so die Zeit, die Mitarbeiter mit der Dokumentenablage verbringen, bisher um mehr als 90 Prozent reduzieren und die Anzahl der Dokumente, die nicht oder falsch abgelegt wurden, um 80 Prozent senken.

Als Unternehmen ist focused ai eine Ausgründung aus der mittelständischen Bauunternehmung Karl Gemünden. focused ai hat es sich zur Aufgabe gemacht, systematisch Prozesse in der Bau- und Immobilienwirtschaft mit Hilfe von KI zu automatisieren. Dabei entwickelt es KI speziell für die Baubranche, mit der Baubranche.